Programy przydatne w zarządzaniu gabinetem weterynaryjnym

Dzisiaj chcielibyśmy podpowiedzieć Ci, jakich programów warto używać do zarządzania gabinetem weterynaryjnym i zespołem ludzi. W zasadzie nie jest istotne, w jakiej branży działasz – narzędzia wspomagające zarządzanie należy stosować zarówno do organizacji wydarzeń, jak i prowadzenia projektów budowlanych, internetowych itp. Zasada jest ta sama – celem jest lepsza organizacja i zwiększenie efektywności pracy wszystkich członków zespołu.

Rozwiązania informatyczne wcale nie muszą być skomplikowane i skrojone specjalnie do potrzeb Twojej branży. Wystarczy, że dopasujesz istniejące programy do specyfiki Twojej organizacji lub wykonywanej pracy. Dla przykładu, w WETEA wyodrębniliśmy cztery główne procesy biznesowe:

  • proces rozwoju produktu (wdrażanie nowych rozwiązań i ulepszanie istniejących funkcji itp.)
  • proces utrzymania infrastruktury (aktualizacje oprogramowania serwerów, aktualizacje integracji z powiązanymi usługami internetowymi, monitorowanie poprawności działania systemu, działania zwiększające bezpieczeństwo serwisu itp.)
  • proces obsługi klienta (działania handlowe, wsparcie techniczne itp.)
  • proces marketingu (działania PR, reklama, sponsoring, działania związane z SEO itp.)

Każdy z powyższych procesów można oczywiście podzielić na mniejsze, niemniej z naszej perspektywy są to najważniejsze elementy wymagające sprawnego zarządzania. W trakcie rozwoju testowaliśmy różne rozwiązania i na obecnym etapie działalności używamy dwóch narzędzi wspomagających zarządzanie firmą:

  • Trello – używany przez wiele organizacji na świecie, genialnie prosty program online bazujący na tablicach i kartach. Innymi słowy jest to program, dzięki któremu możesz przyklejać do wirtualnej tablicy „żółte” karteczki z notatkami.
  • Slack – komunikator biznesowy, umożliwiający bezpośrednią komunikację tekstową i głosową, współdzielenie plików itp.

Trello

Jak już wspomnieliśmy, aplikacja Trello umożliwia utworzenie wirtualnej tablicy, do której możesz przyczepiać karty z zadaniami. Brzmi prosto i takie właśnie jest. Brzmi za prosto? Nie daj się zmylić pozorom – Trello umożliwia m.in.:

  • uruchomienie wielu tablic przypisanych różnym zespołom i/lub projektom
  • utworzenie w ramach tablicy różnych list, do których można „przyklejać” zadania (karty)
  • dodanie w karcie zadania załączników, opisu, komentarzy oraz – niezwykle przydatna opcja – checklisty
  • przypisanie tablic i zadań do odpowiednich użytkowników
  • nadanie terminów i priorytetów poszczególnym zadaniom

Korzystając z wymienionych wyżej opcji możesz z powodzeniem zarządzać całym projektem, podzielić go na odpowiednie procesy i śledzić postęp realizacji zadań. Aplikacja w szczególności umożliwia zastosowanie metody Kanban, jeżeli może mieć to zastosowanie w twojej działalności.

W toku rozwoju WETEA używamy Trello do zarządzania wszystkimi procesami biznesowymi w firmie za pomocą jednej tablicy i czterech list z zadaniami. Listy są podporządkowane zadaniom związanym z procesami, a jedna osoba może mieć przypisane zadania z różnych list/procesów.

Zadania ustawiamy na liście według zadanej kolejności wykonania, przypisujemy im terminy wykonania (jeśli są konkretnie ustalone). Często używamy list kontrolnych do zarządzania bardziej skomplikowanymi zadaniami. Używamy zrzutów ekranu i innych plików do wizualizacji zadań. W ten sposób śledzimy na bieżąco postęp prac, widzimy zaplanowane zadania i pilnujemy ich wykonania.

Nasi klienci często pytają nas o różne potrzebne im rozwiązania i dodatkowe opcje. Jeżeli w systemie nie ma odpowiedniej funkcji – a jej wdrożenie wydaje się być racjonalne z punktu widzenia architektury systemu – informujemy, że funkcjonalność „trafiła na naszą tablicę”. W domyśle oznacza to, że pojawiła się jako kolejne zadanie do wykonania na tablicy Trello.

Slack

Slack to przede wszystkim komunikator biznesowy przeznaczony dla różnego typu organizacji. Ze względu na swój charakter korzystają z niego przede wszystkim programiści, ponieważ umożliwia integrację z innymi aplikacjami niezbędnymi w rozwoju oprogramowania. W WETEA używamy tego programu m.in. do integracji z programami Bitbucket, AppSignal czy MailChimp. Pozwala nam to łatwiej monitorować działanie systemu.

Z podstawowej funkcji Slack, jako komunikatora, korzystamy jedynie do bieżącej, tekstowej wymiany informacji i pytań/odpowiedzi, najczęściej asynchronicznie. Jeżeli rezultatem wymiany jest jakieś zadanie do wykonania, trafia ono jako odpowiednio opisana karta na tablicę w Trello. Nie wykorzystujemy komunikatora do planowania zadań ani rozwiązywania bardziej zaawansowanych problemów. Do określania priorytetów zadań i długofalowej strategii służą nam poniedziałkowe i piątkowe operatywki.

Zarządzając zespołem ludzi warto rozważyć używanie wtyczki Abot, umożliwiającej zamieszczenie przez użytkowników anonimowych komentarzy lub przeprowadzenie wśród nich sondy i zebranie szczerych opinii.

***

„Jak sobie pościelesz, tak się wyśpisz” – to powiedzenie ma szczególne znaczenie w kontekście zbudowania sprawnego mechanizmu do zarządzania organizacją lub konkretnym projektem. Od tego, jakich narzędzi użyjesz do planowania i nadzoru nad wykonaniem zadań, zależy efektywność Twojego przedsięwzięcia.

W WETEA używamy prostych i sprawdzonych metod, aby maksymalizować czas poświęcony na wykonanie zadań. Realizujemy w praktyce filozofię „less is more” – nie komplikujemy działania systemu dla jego użytkowników, nie komplikujemy również zarządzania naszym biznesem. Odnosimy wrażenie, że to właściwa droga.